Refleksioner til inspiration
Værdiskabende samarbejde
De mange involverede på et byggeprojekt er valgt, da de skal bidrage til styring, planlægning, udvikling og udførelse af det samlede projekt. Det er vigtigt at samarbejdet fungerer så godt og effektivt som muligt for at kunne skabe den rette værdi til projektet for bygherren, - uanset om der er tale om et projekt med lav eller høj kompleksitet. Nogle projekter er så simple at kontaktfladerne er få - eller blot så lette at håndtere at graden af decideret samarbejde mellem kontraktligt forskellige parter er minimal. På andre projekter kan der være stor grad af samarbejde mellem bygherrens kontraktlige parter. I så fald er det vigtigt at have grundigt styr på roller og ansvar, samt hvordan samarbejdet skal forløbe. Værdiskabelsen i samarbejdet skal være god.
Tillid, Team & Transparens
Som et værktøj for beslutning af samarbejdsform på et byggeprojekt kan det anbefales at bygherre nøje overvejer til hvilket niveau der er behov transparens og tillid samt hvor meget parterne skal arbejde som et team.
Team handler om samarbejde, - et værdiskabende samarbejde hvor alle parter (videst muligt) er fælles om opgaven. Der er fælles mål, ansvar og gevinst ved gode løsninger og god proces. Derfor er det vigtigt med en god kultur omkring projektet, hvilket bygherren har et stort ansvar for at skabe. Byggeprojekter involverer som regel mange specialer, mange forskellige roller og ansvar. Der er et stort behov for vidensdeling og tæt samarbejde. På større projekter er kommunikation ofte meget kompleks. Forskellige kompetencer og egenskaber skal respekteres. Det er vigtigt at styrke alle parters motivation for at højne performance og kvalitet.
Transparens vedrører gennemsigtighed og åbenhed mht. udvikling og styring af projekter. Og her skal man nøje overveje kontraktuelle forhold samt hvordan økonomien styres. En åben kultur understøtter høj grad af vidensdeling, kollektiv læring, bedre samarbejde og mindre tab.
Tillid er en meget vigtig parameter for et godt samarbejde. Tillid skabes bl.a. gennem god kultur, rette ledelsesstil, kommunikation, - og ikke mindst ved at besidde rette kompetencer, loyalitet, konsistens og åbenhed.
Begreberne team, transparens og tillid understøtter hinanden og har en indbyrdes afhængighed. Det er min klare anbefaling at en bygherre - og øvrige parter - har fokus på disse begreber inden valg af organisering, styringsmodel, kontraktformer etc.
Nedenstående figur illustrerer hvordan de 3 T'er kan påvirke performance positivt ved stigende kompleksitet.
Ovenstående model kan give anledning til yderligere fortolkning vedr. valg af kontraktmodeller, bygherreinvolvering og dermed hvor aktiv bygherren bør/skal være.
Der er illustreret nogle tanker vedr. dette på modellen nedenfor.
Refleksioner til inspiration
Grundighed er en dyd
Bare projektmaterialet ikke havde haft så mange fejl!
Rettidig omhu lønner sig ofte.
Det skulle vi have forudset. Vi skulle nok have brugt lidt mere tid på at afklare det inden udbud!
Nu kommer bygherren igen med ændringer. Det er jo umuligt at styre en byggeplads med 30 entreprenører, når vi hele tiden skal lave tingene om!
Projekter endelig helt færdigt inden udbud.
Byggeprogrammet var alt for overfladisk.
Brugerne skulle have været inddraget helt fra start, - og det samme for driften.
"Der er kun ét skud i bøssen" når man bygger. Det er dyrt for økonomien og miljøet, når tingene skal laves om. Det er ikke bæredygtigt.
Hellere ændre to gange i modellen - end to gange på pladsen.
Der skal være ressourcer nok hos alle til at sætte sig ind i hinandens løsninger.
Ovenstående udsagn er eksempler fra hverdagen på projekter. De afspejler samlet set at det ofte er en stor opgave at udarbejde projektmaterialet til et komplekst byggeri. Ofte undervurderes opgavens omfang både mht. tid og økonomi - af alle parter. Erfaringen siger at "Grundighed er en dyd". Og det gælder i alle faser af byggeprocessen.
Værdikæden
Fra tanke og teori til udførelse og drift.
Er værdikæden eller værdistrukturen intakt?
Hvordan lærer vi bedst af hinanden?
Hvordan sikrer vi den bedste vidensdeling og overdragelse af viden?
Hvordan gør vi branchen bedre?
Hvordan kan vi gøre hinanden dygtigere?
Vidensdeling og læring er en vigtig nøgle for at skabe værdi og forbedring i branchen.
Kendskab til parternes processer, udfordringer, risici og muligheder kan skabe værdi.
Hvorfor er der så meget kritik af byggebranchen?
Går det galt for ofte?
Er den for gammeldags?
Der er også mange gode projekter!
Der er mange dygtige mennesker i branchen, men har de gode nok vilkår og rammer til udførelse af deres arbejde?
Uudnyttet potentiale i Danmark
Danmark er kendetegnet ved at være et af de mest tillidsbaserede samfund i verden.
Hvordan kan det så være, at man i byggebranchen gang på gang hører om manglende tillid!?
- Er det måden, som vi samarbejder på, der er forkert?
- Har vi ikke et stort uudnyttet potentiale? - og et unødvendigt stort værditab?
Den åbne bog
Økonomi kan med fordel være en fælles opgave for at sikre rette prissætning vs. kvalitet.
Risikostyring + Fasestyring
Risikostyring bør være et af bygherres vigtigste fokusområder. En konsekvent fasestyring med godkendelser pr. fase kan være en effektiv metode for god risikostyring, og dermed opnå minimering af tab og færre konflikter samt en optimering af tid og økonomi.
Bygherren skal være MEGET bevidst om risikostyring. Den bedste risikominimering opnås ofte ved at bygherre selv tager nogle risici i faser. Det kan let være falsk tryghed at placere risikoen på andres bord. Konsekvensen kan være voldsom.
Økonomi er et fælles ansvar
Alle parter bør agere som bygherres "professionelle købmand"
Fælles mål
Hvis der er et fælles mål, hvordan sikrer vi så at alle arbejder efter dette?
Parter udtaler at "det er fedt, når alle arbejde efter et fælles mål"!
Valg af styringsmodel
Bygherre kan vælge forskellige styringsmodeller.
Er der erfaring og metoder fra udlandet, der evt. kan bruges?
"Lad os spille hinanden gode"
Ovenstående udsagn vedrører ønsket om at parterne skal hjælpe hinanden med at præstere godt i fællesskab. Der er vigtig viden at dele og en masse der skal koordineres. Og det er vigtigt at parterne imellem forstår hinandens processer og behov. Et tilfredsstillende og godt samarbejde opnås lettest ved tæt kommunikation med et mindset "hvor man spiller hinanden gode" fremfor at modarbejde og "jagte" hinanden. Det lyder let og enkelt, men det opleves for ofte at parterne er for meget mod hinanden.
Parterne er med hele vejen
Udover Bygherren , så er Arkitekten og Ingeniøren med i hele processen og bidrager på bedste vis med deres faglige erfaring og viden i henhold til aftale med bygherren og denne opdrag. Det er vigtigt at alle parter bidrager professionelt og tillidsfuldt i hele processen. Dvs. at de er med til at sikre rette kvalitet fra start til slut, samt bistå bygherren i bøde tekniske og økonomiske valg. Det er vigtigt at alle tager deres ansvar alvorligt og agerer loyalt overfor bygherren.
Enighed om processen - hele vejen
Det er vigtigt at alle parter inden projektstart og inden bygherrens kontrahering af parterner grundigt har forventningsafstemt, hvordan kultur og samarbejde skal være på projektet. Samt at alle parter skal høres og respekteres i rimeligt omfang. F.eks. kan en "krukket" arkitekt let være problematisk for både samarbejde og bygherrens økonomi. Ligeledes kan en for stolt ingeniør også være en udfordring. Det er handler om at forstå og respektere hinanden på en ordentlig måde.
Tidlig inddragelse
Der tales ofte om tidlig inddragelse af entreprenør eller leverandør.
Hvordan gøres det bedst? - og hvad er rette timing for dette?
Og er der tale om en specialist, fagentreprenør eller styringsentreprenør?
Beslutningsprocessen
Rækkefølgen for beslutninger bør der tages højde for i forbindelse med planlægning af projektet. Det skal grundigt afklares hvordan processen skal styres og hvordan kontraheringsprocessen for projektet bedst afstemmes med beslutningsprocessen. Beslutningsprocessen skal man have grundigt styr på og de forskellige projektfaser iht. Ydelsesbeskrivelsen bør følges nøje. Forventede (planlagte) afvigelser fra standarderne bør tydeligt indgå i kontrakterne mellem parterne, så der er enighed om denne betydningsfulde proces.
Projektformen er ofte dynamisk
Hvad betyder projektformen for ledelse og styring?
Hvad betyder metodefrihed og agilitet? Og kan det påvirke kvaliteten positivt?
Byggerier er ofte udviklingsprojekter - ikke blot en leverance!
Organisation
Valg af projektorganisation, nøgleprofiler, kompetencer, kommunikationsveje etc. er yderst vigtigt at gentænke grundigt i forbindelse med den indledende planlægning. Ligeledes er det vigtigt at revurdere løbende da kompetence og ressource behovet vil variere i hele projektforløbet. Det kan være en god ide at overveje personlighedsprofiler i forbindelse med valg af nøglepersoner.
Projekteringslederen
Hvor vigtig er denne rolle? (VIGTIG) - Og hvordan udøves den bedst?
Projekteringslederen er "Bygherres mand".
Hvad koster en god proces?
Hvad koster det, når et projekt går galt? Følgeomkostningerne ved en dårlig proces?
Hvad koster god forberedelse og facilitering? - Og hvordan opnås de bedste vilkår for en god proces?
Styregruppe, udvalg, ledelse
Det bør grundigt vurderes hvilke former for fora der bør etableres for at understøtte styring og ledelse af projektet bedst muligt. Både mht. de lange strategiske beslutninger samt mht. de løbende beslutninger. Det er vigtigt at sikre rette rådgivning som grundlag for at kunne afstedkomme gode anbefalinger og træffe beslutninger på kvalificerede grundlag. Sparing mellem top og bund samt mange parter kan til tider være relevant. Projektledelsen skal derfor have fokus på at benytte sin styregruppe og andre fora bedst muligt.
https://vaerdibyg.dk/vejledning/brug-af-styregrupper-paa-byggeprojekter/
Honorar
Fast pris eller medgået tid iht. budgetrammer?
Det kan være svært at estimere eksakt honorar for den samlede proces.
God planlægning
Grundig og realistisk planlægning er en dyd. Optimismen skal være realistisk. Urealistiske tidsplaner er desværre for ofte set. Lov ikke for meget. Der skal være plads til udfordringer og refleksforsinkelser skal undgås.
"Frontloading" er pengene værd
Grundig forberedelse kan synes dyr, men det er ofte sparet i det lange løb.
Strategisk kontrahering
Begrebet "strategisk kontrahering" kan være at stifte bekendtskab i forbindelse med byggeprojekter. Der er ofte tale om længerevarende samarbejde , hvor gensidig innovation, fairness, win-win løsninger, ligeværdighed er ønsket og fordelagtigt for samlede projekt.
Indledningsvist kan det være en option for bygherren at konkurrenceudsætte "ledelsen" af projektet og ikke kun "ledelse og leverance" i én pakke. Ligeledes kan det være relevant at udbyde dele af den samlede pakke iht. medgået tid, hvis projektet udpræget er et udviklingsprojektet.
Det skal undgås så vidt muligt at kontraherede parter har modstridende interesser og forretningsmodeller der konflikter for meget til at støtte om det "fælles mål".
Parter på fastpris-aftale ønsker til tider at tilknytte så få ressourcer som muligt til projektet for at opnå bedst muligt provenu pr. medarbejder. Dette kan have uheldige konsekvenser for samarbejdet samt skabe alvorlige udfordringer for alle parter.
Forstå projektet indefra og udefra
De forskellige involverede parter i planlægning, ledelse og realisering af et byggeprojekt betragter og forstår projektet fra sit ståsted. Det er ofte disse forståelser der skal koordineres og afstemmes.
